OFFRE EXCLUSIVEMENT RESERVEE AUX COLLABORATEURS INTERNES: Référent.e - Centrale téléphonique, acceuil (H/F/X)

La société

Plus grand groupe hospitalier de Wallonie, HELORA, par la diversité des métiers qu’il réunit, comprend près de 7.000 collaborateurs.

Multi-sites, HELORA couvre 4 bassins de soins situés dans le Hainaut et Brabant Wallon.

L’approche universitaire, les projets d’infrastructures, les investissements médicaux ambitieux et le professionnalisme de ses collaborateurs permettent à HELORA d’offrir aux patients des soins en constante évolution, sécuritaires et de la plus haute qualité.

Vous souhaitez proposer vos talents et vos compétences auprès d’un hôpital en plein essor, venez vivre la #HELORA Expérience sur l’un de nos 7 sites.

Fonction

Missions:

Le référent assure un rôle central de soutien opérationnel à la centrale téléphonique et aux différents services connexes.

Il apporte une assistance administrative, logistique et organisationnelle, et sert de relais à la responsable. Il contribue au bon fonctionnement du hall d'accueil, du parking, ainsi qu'à la gestion des commandes.

Responsabilités principales:

Centrale téléphonique :

• Assurer une présence de référence au sein de la centrale téléphonique
• Soutenir l'équipe dans la gestion quotidienne des appels et demandes internes

Parking et gestion des accès:

• Aider à la production et à a distribution des tickets de parking pour la direction
• Gérer les remboursements éventuels de tickets
• Assurer le suivi des pannes et incidents en collaboration avec les gardes des barrières du parking

Suivi administratif:

• Assurer la coordination des tâches administratives confiées à l'équipe (facturation, appels, ...)
• Réceptionner chaque mois les factures de la coiffeuse et de la pédicure
  
  • Les vérifier, signer et apposer le cachet et les transmettre au service comptabilité
• Assurer le suivi administratif liés aux prestataires du hall

Support au hall d'accueil

• Organiser et coordonner les ventes, journées mondiales et autres évènements dans le hall (réservation du hall, planification et tenue d'un agenda)

Gestion des commandes

• Aider à la réalisation et au suivi des commandes du service

Vérification technique légère

• Procéder à la vérification régulière des valves (selon la procédure interne)

Profil

OFFRE EXCLUSIVEMENT RESERVEE AUX COLLABORATEURS INTERNES

Compétences techniques:

• Maitrise des outils bureautiques (e-mails, logiciels internes, gestion des tickets)
• Connaissance des procédures logistiques et adminisratives hospitalières
• Capacité à organiser et coordonner des activités ou évènements
• Connaissance du fonctionnement de la centrale téléphonique

Compétences relationnelles:

• Sens du service et communication claire avec les patients, visiteurs, prestataires et personnel interne
• Gestion des plaintes avec calme et diplomatie
• Capacité à travailer en équipe et à soutenir différents services

Compétences organisationnelles:

• Rigueur, fiabilités et sens priorités
• Autonomie et prise d'initiative
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Profil recherché:

• Etre membre de l'équipe centrale téléphonique depuis 3 ans minimum
• Polyvalence, flexibilité et sens aigu du service
• Capacité à gérer des situations variées et à travailler en milieu hospitalier

Offre